إنشاء جدول في اكسس بواسطة استيراد البيانات (Creating a table in Access by importing data)

تسمح طريقة إنشاء جدول بواسطة استيراد البيانات بإنشاء جدول جديد في قاعدة البيانات ثم ملئه بالبيانات في نفس الوقت، ولكي يتم ذلك يجب أن تكون البيانات المستوردة موجودة مسبقاً على شكل جدول يضم مجموعة من الأعمدة، لكل عمود اسم و يحتوي على نوع واحد من البيانات.

سوف نتابع في الفقرة الموالية كيفية إنشاء جدول "الولاية" (Wilaya) بواسطة استيراد البيانات من مصنف إكسل موجود مسبقا و يحتوي على ورقة عمل (Sheet).

1. إنشاء جدول الولاية

لإنشاء جدول "الولاية" (Wilaya) بواسطة استيراد البيانات من مصنف إكسل، قم باتباع الخطوات التالية:

1.   انقر على علامة تبويب "بيانات خارجية" (External Data Tab)،

2.   أنقر على الزر "مصدر بيانات جديد" (New Data Source)، ثم أنقر على "من ملف" (From File)، ثم أنقر على "إكسل" (Excel) كما هو موضح في الصورة أسفله،

بحيث يتم إظهار النافذة "إحضار بيانات خارجية – جدول بيانات Excel" (Get External Data – Excel Spreadsheet)،

3.   قم بالنقر على الزر "استعراض..." (Browse…) لتحديد مكان و اسم مصنف إكسل الذي تريد استيراد منه بيانات جدول الولاية، ثم أنقر على الزر "فتح" (Open) كما موضح في الصورة أسفله،

4.   ثم حدد الاختيار الأول "استيراد البيانات المصدر إلى جدول جديد في قاعدة البيانات الحالية" (Import the source data into a new table in the current database) إن لم يكن محدداً، ثم أنقر على الزر "موافق" (OK) لتظهر النافذة التالية "معالج استيراد جدول البيانات" (Import Spreadsheet Wizard)،

5.   في هذه الخطوة الأولى من "معالج استيراد جدول البيانات" (Import Spreadsheet Wizard)، حدد الخيار[3] "اظهار الأوراق العمل" (Show Worksheets)، ثم حدد ورقة العمل (Work Sheet) "ولاية" (Wilaya) التي تحتوي على البيانات المراد استيرادها، ثم أنقر على الزر "التالي <" (Next >)،

6.   في هذه الخطوة الثانية من "معالج استيراد جدول البيانات" (Import Spreadsheet Wizard)، أشر[4] على خانة "يتضمن الصف الأول عناوين أعمدة" (First Row Contains Column Headings) حتى نتمكن من استعمال أسماء أعمدة ورقة العمل كأسماء لحقول الجدول الجديد الذي يتم إنشاؤه، ثم أنقر على الزر "التالي <" (Next >)،

في هذه الخطوة الثالثة من "معالج استيراد جدول البيانات" (Import Spreadsheet Wizard)، يمكن تحديد معلومات حول كل حقل يُراد استيراده، اسم الحقل (Field Name)، نوع البيانات (Data Type)، مفهرس (Indexed) أو لا، كما يمكن أيضاً تخطي الحقل بالتأشير على خانة "عدم استيراد الحقل (تخطي)" (Do not import field (Skip)) في حالة أردت استيراد بعض الحقول من المصنف و ليس جميعها.

7.   انقر على الحقل الأول "Code_Wilaya" لتحديده، اترك نوع البيانات كما هو، ثم في منطقة "المفهرس" (Indexed) اختر "نعم (التكرار غير مقبول)" (Yes (No Duplicates))، مع عدم التأشير على خانة "عدم استيراد الحقل (تخطي)" (Do not import field (Skip))،

8.   انقر على الحقل الثاني "Lib_Wilaya" لتحديده، اترك نوع البيانات كما هو، ثم في منطقة "المفهرس" (Indexed) اختر "نعم (التكرار غير مقبول)" (Yes (No Duplicates))، مع عدم التأشير على خانة "عدم استيراد الحقل (تخطي)" (Do not import field (Skip))، ثم أنقر على زر "التالي <" (Next >)،

في هذه الخطوة الرابعة من "معالج استيراد جدول البيانات" (Import Spreadsheet Wizard)، يتم اختيار المفتاح الأساسي للجدول، نلاحظ أنه يمكن لأكسس (Access) إضافة حقل باسم "المعرف" (ID) تلقائيا مع خاصية مفتاح أساسي، في حالة تركت الاختيار الأول "السماح لـ Access بإضافة مفتاح أساسي" (Let Access add primary key).

9.   قم بالتأشير على خانة "اختيار المفتاح الأساسي الخاص بي" (Choose my own primary key)، ثم حدد في قائمة الاختيار الحقل "Code_Wilaya"، ثم أنقر على الزر "التالي <" (Next >)،

10. يقوم Access باختيار اسم للجدول بناءً على اسم المصنف، يمكن تعيين اسم للجدول في مربع النص "استيراد إلى جدول" (Import to table)، إذا كنت تريد تحليل بيانات الجدول بعد الاستيراد، أشر على خانة "أريد تحليل الجدول بواسطة معالج بعد استيراد البيانات" (I would like a wizard to analyze my table after importing the data.)، في الأخير أنقر على الزر "إنهاء" (Finish) لإنها عملية إنشاء جدول "الولاية" (Wilaya) واستيراد البيانات.

3. أنقر على الزر "إغلاق" (Close) نافذة "إحضار بيانات خارجية – جدول بيانات Excel" (Get External Data – Excel Spreadsheet) لإنهاء معالج استيراد البيانات.

بعدما يقوم أكسس (Access) بإنشاء جدول جديد باسم "ولاية" (Wilaya) و استيراد البيانات من ورقة العمل من مصنف إكسل (Excel)، يجب تعديل و تحديد بعض خصائص الحقول، مثلا يجب تعديل حجم الحقول و إضافة التسمية التوضيحية لها.

2. إنشاء جدول البلدية

لإنشاء جدول "البلدية" (Commune) بواسطة استيراد البيانات من جدول إكسل، سنقوم باتباع نفس الخطوات السابقة الموضحة في طريقة إنشاء جدول "الولاية" (Wilaya)، لأجل ذلك قم باتباع الخطوات التالية:

1.   انقر على علامة التبويب "بيانات خارجية" (External Data Tab)،

2.   أنقر على الزر "مصدر بيانات جديد" (New Data Source)، ثم أنقر على "من ملف" (From File)، ثم على "إكسل" (Excel)،

يتم بعد ذلك إظهار النافذة "إحضار بيانات خارجية – جدول بيانات Excel" (Get External Data – Excel Spreadsheet)،

3.   قم بالنقر على الزر "استعراض..." (Browse…) لتحديد مكان و اسم مصنف إكسل الذي تريد استيراد منه بيانات جدول البلدية، ثم أنقر على الزر "فتح" (Open)،

4.   ثم حدد الاختيار الأول "استيراد البيانات المصدر إلى جدول جديد في قاعدة البيانات الحالية" (Import the source data into a new table in the current database) إن لم يكن محدداً، ثم أنقر على الزر "موافق" (OK)،

5.   عند ظهور نافذة "معالج استيراد جدول البيانات" (Import Spreadsheet Wizard)، في الخطوة الأولى، حدد الخيار[5] "اظهار الأوراق العمل" (Show Worksheets) إن لم يكن محدداً، ثم حدد ورقة العمل (Work Sheet) "البلدية" (Commune) التي تحتوي على البيانات المراد استيرادها، ثم أنقر على الزر "التالي <" (Next >)،

6.   في هذه الخطوة الثانية من "معالج استيراد جدول البيانات" (Import Spreadsheet Wizard)، أشر[6] على خانة "يتضمن الصف الأول عناوين أعمدة" (First Row Contains Column Headings) حتى نتمكن من استعمال أسماء أعمدة ورقة العمل كأسماء لحقول الجدول الجديد الذي يتم إنشاؤه، ثم أنقر على الزر "التالي <" (Next >)،

في هذه الخطوة الثالثة من "معالج استيراد جدول البيانات" (Import Spreadsheet Wizard)، يمكن تحديد معلومات حول كل حقل يراد استيراده، اسم الحقل (Field Name)، نوع البيانات (Data Type)، مفهرس (Indexed) أو لا، كما يمكن أيضاً تخطي الحقل بالتأشير على خانة "عدم استيراد الحقل (تخطي)" (Do not import field (Skip)) في حالة أردت استيراد بعض الحقول من المصنف و ليس جميعها.

7.   انقر على الحقل الأول "Code_Commune" لتحديده، اترك نوع البيانات كما هو، ثم في منطقة "المفهرس" (Indexed) اختر "نعم (التكرار غير مقبول)" (Yes (No Duplicates))، مع عدم التأشير على خانة "عدم استيراد الحقل (تخطي)" (Do not import field (Skip))،

8.   انقر على الحقل الثاني "Lib_Commune" لتحديده، اترك نوع البيانات كما هو، ثم اترك "المفهرس" (Indexed) في الاختيار "لا" (No)، مع عدم التأشير على خانة "عدم استيراد الحقل (تخطي)" (Do not import field (Skip))،

9.   انقر على الحقل الثالث "Code_Wilaya" لتحديده، اترك نوع البيانات كما هو، ثم في منطقة "المفهرس" (Indexed) اختر "نعم (التكرار مقبول)" (Yes (Duplicates Ok))، مع عدم التأشير على خانة "عدم استيراد الحقل (تخطي)" (Do not import field (Skip))، ثم أنقر على الزر "التالي <" (Next >)،

في هذه الخطوة الرابعة من "معالج استيراد جدول البيانات" (Import Spreadsheet Wizard)، يتم اختيار المفتاح الأساسي للجدول، نلاحظ أنه يمكن لأكسس (Access) إضافة حقل باسم "المعرف" (ID) تلقائيا مع خاصية مفتاح أساسي، في حالة تركت الاختيار الأول "السماح لـ Access بإضافة مفتاح أساسي" (Let Access add primary key).

10. قم بالتأشير على خانة "اختيار المفتاح الأساسي الخاص بي" (Choose my own primary key)، ثم حدد في قائمة الاختيار الحقل "Code_Commune"، ثم أنقر على الزر "التالي <" (Next >)،

11. يقوم Access باختيار اسم للجدول بناءً على اسم المصنف، يمكن تعيين اسم للجدول في مربع النص "استيراد إلى جدول" (Import to table)، اترك الاسم كما هو "COMMUNE"، إذا كنت تريد تحليل بيانات الجدول بعد الاستيراد، أشر على خانة "أريد تحليل الجدول بواسطة معالج بعد استيراد البيانات" (I would like a wizard to analyze my table after importing the data.)، في الأخير أنقر على الزر "إنهاء" (Finish) لإنها عملية إنشاء لجدول "البلدية" (Commune) واستيراد و البيانات.

12. أنقر على الزر "إغلاق" (Close) نافذة "إحضار بيانات خارجية – جدول بيانات Excel" (Get External Data – Excel Spreadsheet) لإنهاء معالج استيراد البيانات.

بعدما يقوم أكسس (Access) بإنشاء جدول جديد باسم "البلدية" (Commune) و استيراد البيانات من ورقة العمل من مصنف إكسل (Excel)، يجب تعديل و تحديد بعض خصائص الحقول، مثلا يجب تعديل حجم الحقول و إضافة التسمية التوضيحية لها.