إنشاء استعلام في اكسس بواسطة معالج الاستعلام (Creating a query in Access using the Query Wizard)

يُعد "معالج الاستعلامات" (Query Wizard) الأداة الأسهل لإنشاء الاستعلامات، حيث يتيح لك استخراج البيانات وتلخيصها دون الحاجة لأي معرفة مسبقة بلغة البرمجة SQL. يقوم المعالج بهذه المهمة من خلال طرح سلسلة من الأسئلة المبسطة والمتتالية لمساعدتك في تحديد الجداول، الحقول المطلوبة، ونوع الاستعلام.

و يُمكن من خلال معالج الاستعلامات إنشاء:

1. استعلامات بسيطة (Simple Query)،
2. استعلامات جدولية (Crosstab Query)،
3. استعلامات البحث عن التكرار (Find Duplicates Query)،
4. استعلامات البحث عن غير المتطابقات (Find Unmatched Query).

1.2. إنشاء استعلام بسيط

يُمكن معالج الاستعلامات البسيطة (Simple Query Wizard) من إنشاء استعلامات التحديد (Select Query) أو استعلامات التجميع (Aggregate Query) فمثلا ل"حساب مجموع طلبة المسجلين في كل تكوين"، قم باتباع الخطوات التالية:

1.   انقر على علامة التبويب "إنشاء" (Create Tab)، ثم انقر على "معالج الاستعلام" (Query Wizard) في مجموعة "استعلامات" (Queries)،

2.   حدد "معالج الاستعلامات البسيطة" (Simple Query Wizard) ثم أنقر على "موافق" (OK)،

3.   أنقر على السهم لتحديد الجدول، ثم انقر على جدول "التكوين" (Formation)،

4. ثم حدد الحقول "رمز التكوين" (Code_Format) و "تسمية التكوين" (Lib_Format)، أنقر نقراً مزدوجا على كل حقل تريده استرجاعه في الاستعلام،

5.   أعد الخطوة الثالثة (3) لتحديد جدول "الطلبة" (Etudiant) و ثم أعد الخطوة الرابعة (4) لتحديد الحقل "رقم التسجيل" (Matricule)، ثم أنقر على زر "التالي <" (Next >)،

6.   حدد نوع الاستعلام "ملخص" (Summary)، ثم أنقر على زر "خيارات التلخيص ..." (Summary Options ...)،

7.   أشر على خانة عدد السجلات في Etudiant (Count records in Etudiant)، ثم أنقر على الزر "موافق" (OK)،

8.   أنقر على زر "التالي <" (Next >)،

9.   أدخل تسمية للاستعلام (Nombre Étudiants par Formation) في مربع نص العنوان،

10. أشر على خانة "فتح الاستعلام لعرض المعلومات" (Open the query to view information)، ثم أنقر على زر "إنهاء" (Finish).

بعدما شاهدنا طريقة إنشاء استعلام بسيط بواسطة معالج الاستعلامات البسيطة (Simple Query Wizard)، سوف ننتقل إلى مشاهدة كيفية إنشاء استعلام جدولي بواسطة معالج الاستعلامات الجدولية (Crosstab Query Wizard).

2.2. إنشاء استعلام جدولي

تستعمل الاستعلامات الجدولية لغرض تحليل البيانات أو لحساب إحصائيات وهي تشبه الجداول المحورية (Pivot Table) في برنامج إكسل (Excel)، يمكن بواسطة معالج الاستعلامات الجدولية إنشاء استعلام جدولي خاص بجدول أو استعلام واحد فقط يحتوي على ثلاثة حقول على الأقل.

ملاحظة 1:  لإنشاء استعلام جدولي يحتوي على حقول مسترجعة من أكثر من جدول واحد، يجب أولا إنشاء استعلام تحديد يحتوي على هذه الحقول ثم قم ثانيا بإنشاء الاستعلام الجدولي.

فمثلا لحساب "عدد الطلبة المسجلين في كل تكوين حسب بلديات الميلاد"، قم باتباع الخطوات التالية:

1.   انقر على علامة التبويب "إنشاء" (Create Tab)، ثم انقر على "معالج الاستعلام" (Query Wizard) في مجموعة "استعلامات" (Queries)،

2.   حدد "معالج الاستعلامات الجدولية" (Crosstab Query Wizard) ثم أنقر على "موافق" (OK)،

3.   حدد الجدول أو الاستعلام الذي تريد إنشاء له استعلام جدولي، هنا حدد جدول "الطلبة" (Etudiant)، ثم أنقر على زر "التالي <" (Next >)،

4.   حدد الحقل المراد إظهار قيمه في الصفوف ليكن "رمز البلدية" (Code_Commune)، ثم أنقر على زر "التالي <" (Next >)،

5.   حدد الحقل المراد إظهار قيمه في الأعمدة ليكن "رمز التكوين" (Code_Format)، ثم أنقر على زر "التالي <" (Next >)،

6.   حدد حقل التجميع مثلا "رقم التسجيل" (Matricule) ثم حدد دالة التجميع مثلا "عدد" (Count)، ثم أنقر على زر "التالي <" (Next >)،

7.   أدخل تسمية للاستعلام مثلا (Nombre étudiants inscrits par formation et commune)، ثم أنقر على زر "إنهاء" (Finish).

ملاحظة 2:  نلاحظ أنه تم عرض في العمود الأول المسمى "مكان الميلاد" رموز البلديات (0101، 0102، ...)، بينما تم عرض في الصف الأول انطلاقا من العمود الثالث رموز التكوينات فقط (1، 2، ...) و ذلك راجع إلى أن المعالج إنشاء الاستعلامات الجدولية لا يستطيع استعمال إلا جدول واحد أو استعلام واحد فقط وعليه من المستحسن جداً إنشاء استعلام يحتوي على تسميات البلديات و تسميات التكوينات ثم إنشاء استعلام جدولي بواسطة معالج الاستعلامات الجدولية.

3.2. إنشاء استعلام البحث عن التكرار

يمكن أيضا استعمال معالج الاستعلامات للبحث عن السجلات المتكررة في جدول واحد أو استعلام واحد، فمثلا للبحث عن "قائمة الطلبة الذي سجلوا في نفس التكوين و مولودين في نفس البلدية"، قم باتباع الخطوات التالية:

1.   انقر على علامة التبويب "إنشاء" (Create Tab)، ثم انقر على "معالج الاستعلام" (Query Wizard) في مجموعة "استعلامات" (Queries)،

2.   حدد "معالج استعلام البحث عن التكرار" (Find Duplicates Query Wizard) ثم أنقر على "موافق" (OK)،

3.   حدد الجدول أو الاستعلام الذي تريد البحث فيه عن قيم الحقول المكررة، هنا حدد جدول "الطلبة" (Etudiant)، ثم أنقر على زر "التالي <" (Next >)،

4.   حدد الحقول التي تتضمن قيم مكررة، انقر نقراً مزدوجاً على الحقل "رمز البلدية" (Code_Commune)، ثم على الحقل "رمز التكوين" (Code_Format)، ثم أنقر على زر "التالي <" (Next >)،

5.   تحديد حقول أخرى لعرضها مع حقول القيم المكررة، انقر نقراً مزدوجاً على الحقل "اللقب" (Nom)، ثم على الحقل "الاسم" (Prenom)، ثم أنقر على زر "التالي <" (Next >)،

6.   أدخل تسمية للاستعلام (Liste Etudiants inscrits meme Formation et meme commune) في مربع نص العنوان، ثم أشر على خانة "عرض النتائج" (View the results)، ثم أنقر على زر "إنهاء" (Finish).

4.2. إنشاء استعلام البحث عن غير المتطابقات

يستعمل هذا الاستعلام لغرض البحث عن سجلات في جدول ما و ليس لها أي ارتباط بسجلات أخرى في جدول آخر، فمثلا يمكن البحث عن قائمة التكوينات (في جدول التكوين) التي لم يتقدم للتسجيل فيها أي طالب (في جدول الطلبة)، أو مثلا البحث عن قائمة الطلبة (في جدول الطلبة) الذي لم يقوموا بأي تسديد (في جدول وصل التسديد).