إنشاء استعلام في اكسس بواسطة تصميم الاستعلام (Creating a query in Access using Query Design)

بعدما شاهدنا في المقال السابق طريقة إنشاء الاستعلامات بواسطة "معالج الاستعلامات" (Query Wizard)، سوف ننتقل إلى مشاهدة كيفية إنشاء الاستعلامات بواسطة "تصميم الاستعلام" (Query Design) الذي يعتبر أفضل طريقة لإنشاء الاستعلامات.

3. تبويب تصميم الاستعلام

لفتح نافذة الاستعلام، أنقر على علامة التبويب "إنشاء" (Create)، ثم اختر و أنقر على "تصميم الاستعلام" (Query Design)، بعد ذلك يتم إنشاء علامة تبويب جديدة تسمى "تصميم الاستعلام" (Query Design Tab) تحتوي على مجموعات و أوامر و منطقة عمل مقسمة إلى ثلاثة أجزاء.

1.3. مجموعات علامة تبويب تصميم الاستعلام (Query Design Tab Groups)

تحتوي علامة تبويب "تصميم الاستعلام" (Query Design Tab) على مجموعات، كل مجموعة تحتوي على أوامر تساعد المستخدم على إنشاء و تشغيل الاستعلام بكل سهولة ومرونة.

1.1.3. مجموعة النتائج (Results Group)

تُمكن مجموعة "النتائج" (Results Group) من تشغيل الاستعلام (Run) و عرضه بواسطة ثلاثة طرق مختلفة، أولا "طريقة عرض ورقة البيانات" (Datasheet View)، "طريقة عرض SQL" (SQL View) و "طريقة عرض التصميم" (Design View).

2.1.3. مجموعة نوع الاستعلام (Query Type Group)

تُمكن مجموعة "نوع الاستعلام" (Query Type Group) من تحديد نوع الاستعلام الذي يريد المستخدم إنشاؤه وذلك بالنقر على الأيقونة المناسبة، "تحديد" (Select)، "تكوين جدول" (Make Table)، "إلحاق" (Append)، "تحديث" (Update)، "جدولي" (Crosstab)، "حذف" (Delete)، "توحيد" (Union)، "تمريري" (Pass-Through) و "تعريف بيانات" (Data Definition).

3.1.3. مجموعة إعداد الاستعلام (Query Setup)

تُمكن هذه المجموعة من إظهار أو إخفاء منطقة "إضافة الجداول" (Add Tables)، "إدراج صفوف" (Insert Rows) في منطقة شبكة التصميم أو "حذف صفوف" (Delete Rows) منها، "منشئ" (Builder) لكتابة الصيغ خاصة المعقدة، "إدراج أعمدة" (Insert Columns) في منطقة شبكة التصميم او "حذف أعمدة" (Delete Columns) منها، و تحديد عدد السجلات الذي تريد استرجاعها بواسطة الاستعلام بواسطة "الإرجاع" (Return).

4.1.3. مجموعة إظهار/إخفاء (Show/Hide)

تُمكن هذه المجموعة من إظهار في شبكة التصميم أو إخفاء منها "أسماء الجداول" (Table Names)، سطر "الإجماليات" (Totals) و إظهار أو إخفاء "ورقة الخصائص" (Property Sheet) للاستعلام.

2.3. إضافة جداول

تُمكن من تحديد و إضافة الجداول التي تحتوي على الحقول المراد استرجاعها بواسطة الاستعلام، لتحديد الجدول انقر عليه (يمكن تحديد أكثر من جدول واحد)، ثم لإضافتها أنقر على الزر "إضافة الجداول المحددة" (Add Selected Tables).

3.3. منطقة الجداول والعلاقات

تظهر في هذه المنطقة الموجودة في أعلى شبكة التصميم، الجداول والعلاقات المستعملة في الاستعلام.

4.3. شبكة التصميم QBE

تقع في المنطقة السفلى، و تعتبر أهم جزء لأنه المكان الذي تحدد فيه الحقول التي يراد استرجاعها و توضع فيه المعايير التي يجب أن تحققها السجلات المراد عرضها، كما يمكن من خلالها تحديد طريقة الفرز.

1.4.3. مكونات شبكة التصميم

تتكون شبكة التصميم من مجموعة من الأسطر، لكل سطر مهمة خاصة تساعد على إنشاء الاستعلام.

1.1.4.3. سطر الحقل (Field)

يحدد في هذا السطر أسماء الحقول التي يراد استرجاعها بواسطة الاستعلام قيد الإنشاء، في كل عمود من أعمدة هذا السطر نقوم بتحديد حقل واحد.

2.1.4.3. سطر الجدول (Table)

يحدد في هذا السطر أسماء الجدول التي تحتوي على الحقول المراد استرجاعها بواسطة الاستعلام، في كل عمود من أعمدة هذا السطر نقوم بتحديد جدول واحد ينتمي إليه الحقل.

3.1.4.3. سطر الإجمالي (Total)

يستعمل هذا السطر لغرض تجميع البيانات بواسطة GROUP BY كما يستعمل لتطبيق دوال التجميع (Count, Sum, Avg, ...) على البيانات، يظهر أو يختفي هذا السطر بالضغط على زر " الإجماليات" (Totals) الموجود في مجموعة "إظهار/إخفاء" (Show/Hide).

4.1.4.3. سطر فرز (Sort)

يحدد في هذا السطر أسماء الحقول المستعملة في ترتيب السجلات الناتجة، في كل عمود من أعمدة هذا السطر نقوم بتحديد حقل واحد وطريقة الترتيب تصاعدي أو تنازلي.

5.1.4.3. سطر إظهار (Show)

تظهر في هذا السطر خانة تحت كل حقل تحدد ما إذا كان الحقل سيظهر في نتيجة الاستعلام أم سيستخدم فقط لكتابة المعايير، لإظهار الحقل في النتيجة نقوم بتأشير على الخانة و العكس في حالة عدم إظهاره.

6.1.4.3. سطر المعايير (Criteria)

من الأجزاء المهمة جداً، هنا تكتب شروط و معايير التصفية التي يجب على السجلات أن تحققها حتى تظهر في نتيجة الاستعلام.

2.4.3. خطوات إنشاء استعلام

لإنشاء استعلام بواسطة "تصميم الاستعلام" (Query Design)، قم باتباع الخطوات التالية:

1.   أنقر على علامة التبويب "إنشاء" (Create)، ثم اختر و أنقر على "تصميم الاستعلام" (Query Design)،

2.   من مجموعة "نوع الاستعلام" (Query Type) قم بتحديد نوع الاستعلام (تحديد (Select)، تكوين جدول (Make Table)، إلحاق (Append)، تحديث (Update)، ...)،

3.   من منطقة "إضافة الجداول" (Add Tables)، قم بتحديد الجداول و إضافتها، في حالة لم تكن هذه المنطقة ظاهرة، أنقر على الزر "إضافة الجداول" (Add Tables) الموجودة في مجموعة "إعداد الاستعلام" (Query Setup)،

4.   قم بتحديد الحقول الذي تريد استرجاعها سواء بواسطة سحب الحقل من الجدول إلى شبكة التصميم أو بواسطة النقر عليه نقراً مزدوجاً،

5.   قم بنزع التأشير الموجود في سطر "إظهار" (Show) من تحت كل حقل لا تريد إظهاره في نتيجة الاستعلام،

6.   قم بكتابة المعايير في سطر "المعايير" (Criteria) لتحديد السجلات التي تريد عرضها،

7.   قم بتشغيل الاستعلام و ذلك بالنقر على زر "تشغيل" (Run) الموجود في مجموعة "النتائج" (Results) لعرض نتائج الاستعلام،

8.   قم بحفظ الاستعلام.

3.4.3. كيفية كتابة المعايير (Criteria)

هنا تكمن أهمية و قوة الاستعلامات، إليك كيف تكتب الشروط في سطر "المعايير" (Criteria):

1.3.4.3. معيار يحتوي على نص محدد

إذا كان المعيار عبارة عن نص محدد أي قيمته ثابتة يكتب بين " "، مثال للبحث عن شخص اسمه أحمد أكتب "أحمد" تحت حقل الاسم و في سطر المعايير.

2.3.4.3. معيار يحتوي على الأرقام

·       > 1000 (أكبر من 1000).

·       <= 50 (أقل من أو يساوي 50).

·       <> 0 (لا يساوي صفراً).

3.3.4.3. معيار يحتوي على التواريخ

إذا كان المعيار عبارة عن تاريخ محدد أي قيمته ثابتة يكتب بين # # تسمى علامة شارب (Sharp).

·       #01/01/2023# (تاريخ محدد).

·       Between #01/01/2023# And #31/12/2023# (بين تاريخين).

·       Date() (تاريخ اليوم الحالي).

4.3.4.3. معيار يحتوي على البحث الجزئي (Wildcards)

إذا أردت البحث في حقل نص و لكن بواسطة جزء من النص و ليس كله استعمل الكلمة Like كالتالي:

·       Like "م*" أي البحث عن كل النصوص التي تبدأ بحرف الميم،

·       Like "*سوق*" أي البحث عن كل النصوص التي تحتوي على كلمة سوق.

5.3.4.3. معيار يحتوي على القيم الفارغة

·       Is Null (للبحث عن الحقول الفارغة).

·       Is Not Null (للبحث عن الحقول المعبأة).

4.4.3. إنشاء حقول محسوبة (Calculated Fields)

يمكنك إنشاء عمود جديد في الاستعلام يقوم بحسابات رياضية بناءً على أعمدة أخرى و تكتب الصيغة:

الاسم_الجديد: [الحقل1] * [الحقل2]

مثال:

لحساب السعر الإجمالي من الكمية والسعر المفرد، تكتب في خانة "حقل" فارغة:

Total: [Price] * [Quantity]

ملاحظة 1:  يتم وضع أسماء الحقول دائماً بين قوسين مربعين [ ].

كل ما تفعله في عرض التصميم يتم ترجمته في الخلفية إلى لغة تسمى SQL، يمكنك رؤيتها بالضغط بيمين الفأرة على عنوان الاستعلام واختيار SQL View.