إنشاء الجدول في اكسس بطريقة حقول الجدول (Creating tables in Access using the table fields method)

 تسمح هذه الطريقة بإنشاء حقول (أعمدة) الجدول بسرعة مع إمكانية إدراج البيانات في نفس الوقت و تستعمل طريقة "عرض ورقة البيانات" (Datasheet View)، من عيوبها عدم بإمكانية تحديد خصائص الحقول (Field Properties) كما لا تسمح بتحديد مفتاح أساسي مركب (Composite Primary Key) يتكون من حقلين أو أكثر.

1. إنشاء جدول التكوين بطريقة حقول الجدول

لإنشاء جدول "التكوين" بواسطة طريقة "حقول الجدول" (Table Fields)، قم باتباع الخطوات التالية:

1. أنقر على التبويب "إنشاء" (Create Tab)،

2. ثم أنقر على الزر "جدول" (Table) ، الموجود في مجموعة "جداول" (Tables Group).

بعد ذلك يقوم أكسس (Access) بإنشاء جدول، ثم يقوم بإنشاء الحقل الأول آليا باسم "معرف" (ID) نوعه "ترقيم تلقائي" (AutoNumber) و تحديده كمفتاح أساسي (Primary Key) كما هو موضح في الصورة أسفله.

كما يقوم أكسس (Access) أيضاً بإنشاء تبويب جديد باسم "حقول الجدول" (Table Fields Tab) يحتوي على أربع مجموعات أساسية هي:

• مجموعة "إضافة وحذف" (Add & Delete Group) تعرض مختلف أنواع البيانات و الحقول و تمكن من إضافة حقل من النوع الذي يتم النقر عليه، كما تمكن من حذف الحقل بواسطة النقر على الزر "حذف" (Delete).
• مجموعة "الخصائص" (Properties Group) تمكن من تعديل و تغيير خصائص الحقل، كتعديل الاسم و ادخال التسمية التوضيحية، تحديد قيمة افتراضية و حجم للحقل، ...
• مجموعة "تنسيق" (Formatting Group) تمكن من إضافة تنسيقات تطبق على الحقل حسب نوعيته.
• مجموعة "التحقق من صحة الحقل" (Field Validation Group) تمكن من تحديد القيود و إضافة قواعد التحقق من صحة القيم المدخلة في الحقل.

لكل حقل اسم (Name) يستعمله أكسس (Access) في الاستعلامات و في البرمجة، و له تسمية توضيحية (Caption) يتم عرضها على رأس العمود، كما يمكن إضافة وصف (Description) يشرح بالتفصيل ماهية الحقل في حالة لم يكفي الاسم و التسمية التوضيحية لذلك.

من أجل تغيير الاسم و التسمية التوضيحية لهذا الحقل، اتبع الخطوات التالية:

1. انقر على تبويب "حقول الجدول" (Table Fields Tab) في حالة لم تكن في هذا الأخير،

2. أنقر فوق أو داخل الحقل "المعرف" (ID)،

3. انقر الآن على الزر "الاسم والتسمية التوضيحية" (Name & Caption) الموجود في مجموعة "الخصائص" (Properties Group)،

4. عند ظهور مربع حوار "ادخال خصائص الحقل" (Enter Field Properties)، ادخل "Code_Format" في منطقة "الاسم" (Name)، ثم ادخل "رمز التكوين" في منطقة "تسمية توضيحية" (Caption)، ثم أنقر على الزر موافق (OK).

5. لإضافة الحقل الثاني "تسمية التكوين" (Lib_Format) من نوع "نص مختصر" (Short Text)، أنقر على الزر "انقر للإضافة" (Click to Add) الموجود بجانب الحقل الأول، ثم انقر على نوع الحقل "نص مختصر" (Short Text)،

6. انقر على الزر "الاسم والتسمية التوضيحية" (Name & Caption) الموجود في مجموعة "الخصائص" (Properties Group)، عند ظهور مربع حوار "ادخال خصائص الحقل" (Enter Field Properties)، ادخل "Lib_Format" في منطقة "الاسم" (Name)، ثم ادخل "تسمية التكوين" في منطقة "تسمية توضيحية" (Caption)، ثم أنقر على الزر موافق (OK)،

7. لتعديل حجم الحقل، أنقر على الحقر "تسمية التكوين" لتحديده، ثم أنقر على مربع النص بجانب "حجم الحقل" (Field Size) الموجود في مجموعة "الخصائص" (Properties Group) ثم أدخل قيمة الحجم 50، ثم أنقر على زر "الدخول" (Enter)،

8. أشر على خانة القيد "مطلوب" (Required) الموجودة في مجموعة "التحقق من صحة الحقل" (Field Validation Group)، حتى لا تترك خلية تسمية التكوين فارغة لأنه يجب أن يكون لكل تكوين تسمية،

9. أشر على خانة القيد "فريد" (Unique) الموجودة في مجموعة "التحقق من صحة الحقل" (Field Validation Group)، حتى نضمن عدم وجود تكوينين مختلفين بنفس التسمية،

10. لإضافة الحقل الثالث "مدة التكوين" (Duree_Format) من نوع "رقم" (Number)، أنقر على الزر "انقر للإضافة" (Click to Add) الموجود بجانب الحقل الثاني، ثم انقر على نوع الحقل (Number)،

11. انقر على الزر "الاسم والتسمية التوضيحية" (Name & Caption) الموجود في مجموعة "الخصائص" (Properties Group)، عند ظهور مربع حوار "ادخال خصائص الحقل" (Enter Field Properties)، ادخل "Duree_Format" في منطقة "الاسم" (Name)، ثم ادخل "مدة التكوين" في منطقة "تسمية توضيحية" (Caption)، ثم أنقر على الزر موافق (OK)،

12. أشر على خانة القيد "مطلوب" (Required) الموجودة في مجموعة "التحقق من صحة الحقل" (Field Validation Group)، حتى لا تترك خلية مدة التكوين فارغة لأنه يجب أن يكون لكل تكوين مدة معينة،

13. لإضافة الحقل الرابع "ثمن التكوين" (Prix_Format) من نوع "عملة" (Currency)، أنقر على الزر "انقر للإضافة" (Click to Add) الموجود بجانب الحقل الثالث، ثم انقر على نوع الحقل (Currency)،

14. انقر على الزر "الاسم والتسمية التوضيحية" (Name & Caption) الموجود في مجموعة "الخصائص" (Properties Group)، عند ظهور مربع حوار "ادخال خصائص الحقل" (Enter Field Properties)، ادخل "Prix_Format" في منطقة "الاسم" (Name)، ثم ادخل "ثمن التكوين" في منطقة "تسمية توضيحية" (Caption)، ثم أنقر على الزر موافق (OK)،

15. أشر على خانة القيد "مطلوب" (Required) الموجودة في مجموعة "التحقق من صحة الحقل" (Field Validation Group)، حتى لا تترك خلية ثمن التكوين فارغة لأنه يجب أن يكون لكل تكوين ثمن معين،

16. لحفظ الجدول أنقر الآن على أيقونة "حفظ" (Save) ، عند ظهور مربع حوار "حفظ باسم" (Save As)، ادخل كلمة "Formation" في مربع النص ثم أنقر على الزر "موافق" (OK).

2.1 إضافة القيد التحقق من الصحة للحقل

نلاحظ أن قيم الحقل "مدة التكوين" (Duree_Format) يجب أن تكون موجبة لأن لكل تكوين مدة معينة غير معدومة أو سالبة، لتطبيق هذا القيد، قم باتباع الخطوات التالية:

1. انقر على تبويب "حقول الجدول" (Table Fields Tab) في حالة لم تكن في هذا الأخير،

2. أنقر على الحقل "مدة التكوين" لتحديده،

3. انقر على الزر "التحقق من الصحة" (Validation) الموجود في مجموعة "التحقق من صحة الحقل" (Field Validation Group)،

4. انقر الآن على الاختيار "التحقق من صحة الحقل" (Field Validation Rule)،

5. عند ظهور مربع الحوار "منشئ التعبير" (Expression Builder)، ادخل ">0" في المكان المحدد كما هو موضح في صورة أسفله، ثم أنقر على الزر "موافق" (OK) لغلق النافذة،

6. قم بحفظ التغيرات التي قمت بها.

يمكن أيضا عرض رسالة تنبيه و توجيه للمستخدم كما هو موضح في الصورة أسفله، في حالة تم خرق هذا القيد بإدخال قيمة سالبة أو معدومة،

لأجل ذلك قم باتباع الخطوات التالية:

1. انقر مرة ثانية على الزر "التحقق من الصحة" (Validation) الموجود في مجموعة "التحقق من صحة الحقل" (Field Validation Group)،

2. انقر الآن على الاختيار "رسالة التحقق من صحة الحقل" (Field Validation Message)،

3. بعد ظهور مربع الحوار "إدخال رسالة التحقق من الصحة" (Enter Validation Message)، أكتب محتوى رسالة التنبيه و التوجيه "مدة التكوين يجب أن تكون أكبر أو تساوي 1"، ثم أنقر على الزر "موافق" (OK)،

4. قم بحفظ التغيرات التي قمت بها.

ننتقل الآن إلى خطوات تحديد القيد بالنسبة للحقل "ثمن التكوين" (Prix_Format)، إذ نلاحظ أن قيم هذا الحقل يجب أن تكون موجبة لأن ثمن التكوين لا يمكن أن يكون معدوما أو سالباً إلا في حالة ما إذا كانت إدارة المدرسة لا تتقاضى أجرا على الخدمات المقدمة من طرفها، لتطبيق هذا القيد، قم باتباع الخطوات التالية:

1. انقر على تبويب "حقول الجدول" (Table Fields Tab) في حالة لم تكن في هذا الأخير،

2. أنقر على الحقل "ثمن التكوين" لتحديده،

3. انقر على الزر "التحقق من الصحة" (Validation) الموجود في مجموعة "التحقق من صحة الحقل" (Field Validation Group)،

4. انقر الآن على الاختيار "التحقق من صحة الحقل" (Field Validation Rule)،

5. عند ظهور مربع الحوار "منشئ التعبير" (Expression Builder)، ادخل ">=1000" في المكان المحدد لذلك، ثم أنقر على الزر "موافق" (OK) لغلق النافذة،

6. قم بحفظ التغيرات التي قمت بها.

يمكن أيضا عرض رسالة تنبيه و توجيه للمستخدم في حالة تم خرق هذا القيد بإدخال قيمة أصغر من 1000 دج، لأجل ذلك قم باتباع الخطوات التالية:

1. انقر مرة ثانية على الزر "التحقق من الصحة" (Validation) الموجود في مجموعة "التحقق من صحة الحقل" (Field Validation Group)،

2. انقر الآن على الاختيار "رسالة التحقق من صحة الحقل" (Field Validation Message)،

3. بعد ظهور مربع "إدخال رسالة التحقق من الصحة" (Enter Validation Message)، أكتب محتوى رسالة التنبيه و التوجيه "ثمن التكوين يجب أن يكون أكبر أو يساوي 1000 دج"، ثم أنقر على الزر "موافق" (OK)،

4. قم بحفظ التغيرات التي قمت بها.

3.1 تعيين القيم الافتراضية

القيمة الافتراضية (Default Value) لحقل ما هي قيمة يتم تعيينها مسبقا للحقل بحيث يقوم أكسس (Access) بإدخالها تلقائيا مباشرة بعد إدراج سجل (سطر) جديد في الجدول يمكن تغييرها يدويا.

لتعيين قيمة افتراضية للحقل "مدة التكوين" تساوي 1، قم باتباع الخطوات التالية:

1. أنقر على الحقل "مدة التكوين" لتحديده،

2. في مجموعة "الخصائص" (Properties Group)، انقر على الزر "القيمة الافتراضية" (Default Value)،

3. عند ظهور مربع الحوار "منشئ التعبير" (Expression Builder)، أكتب "=1" في المكان المحدد لذلك،

4. ثم أنقر على الزر "موافق" (OK) لغلق النافذة،

5. قم بحفظ التغيرات التي قمت بها.

بنفس الطريقة يمكن تعيين قيمة افتراضية للحقل "ثمن التكوين" تساوي 1000 دج، من أجل ذلك، قم باتباع الخطوات التالية:

1. أنقر على الحقل "ثمن التكوين" لتحديده،

2. في مجموعة "الخصائص" (Properties Group)، انقر على الزر "القيمة الافتراضية" (Default Value)،

3. في مربع الحوار "منشئ التعبير" (Expression Builder)، أكتب "=1000" في المكان المحدد لذلك،

4. ثم أنقر على الزر "موافق" (OK) لغلق النافذة،

5. قم بحفظ التغيرات التي قمت بها.

4.1. إضافة حقل محسوب

لحساب القسط الشهري بحيث يساوي "ثمن التكوين" (Prix_Format) تقسيم "مدة التكوين" (Duree_Format)، الذي يتوجب على الطالب دفعه، نحتاج لإضافة "حقل محسوب" (Calculated Field)، لأجل ذلك قم باتباع الخطوات التالية:

1. أنقر على الزر "انقر للإضافة" (Click to Add) الموجود بجانب الحقل "ثمن التكوين"، ثم انزل إلى الأسفل و انقر على النوع "حقل محسوب" (Calculated Field)، ثم انقر على "عملة" (Currency)،

2. عند ظهور مربع الحوار "منشئ التعبير" (Expression Builder)، ادخل المعادلة التالية "[Prix_Format]/[Duree_Format]" في المكان المحدد كما هو موضح في صورة أسفله،

3. ثم أنقر على الزر "موافق" (OK) لغلق علبة حوار "منشئ التعبير" (Expression Builder)،

4. انقر على الزر "الاسم والتسمية التوضيحية" (Name & Caption) الموجود في مجموعة "الخصائص" (Properties Group)،

5. عند ظهور مربع حوار "ادخال خصائص الحقل" (Enter Field Properties)، ادخل "Prix_Mois" في منطقة "الاسم" (Name)، ثم ادخل "القسط الشهري" في منطقة "تسمية توضيحية" (Caption)، ثم أنقر على الزر موافق (OK)،

ننتقل الآن إلى إنشاء جدول "المقاييس" (Module) بنفس طريقة إنشاء جدول "التكوين" (Formation).

2. إنشاء جدول المقاييس بطريقة حقول الجدول

لإنشاء جدول "المقياس" (Module) بواسطة طريقة "حقول الجدول" (Table Fields)، قم باتباع الخطوات التالية:

1. أنقر على التبويب "إنشاء" (Create Tab)،

2. ثم أنقر على الزر "جدول" (Table) ، الموجود في مجموعة "جداول" (Tables Group).

بعد ذلك يقوم أكسس (Access) بإنشاء جدول، ثم يقوم بإنشاء الحقل الأول آليا باسم "المعرف" (ID) نوعه "ترقيم تلقائي" (AutoNumber) و تحديده كمفتاح أساسي (Primary Key).

من أجل تغيير الاسم و التسمية التوضيحية لهذا الحقل، اتبع الخطوات التالية:

3. أنقر فوق أو داخل الحقل "المعرف" (ID)، ثم انقر على الزر "الاسم والتسمية التوضيحية" (Name & Caption) الموجود في مجموعة "الخصائص" (Properties Group)،

4. عند ظهور مربع حوار "ادخال خصائص الحقل" (Enter Field Properties)، ادخل "Code_Module" في منطقة "الاسم" (Name)، ثم ادخل "رمز المقياس" في منطقة "تسمية توضيحية" (Caption)، أنقر على الزر موافق (OK).

5. لإضافة الحقل الثاني "تسمية المقياس" (Lib_Module) من نوع "نص مختصر" (Short Text)، في مجموعة "إضافة وحذف" (Add & Delete Group)، أنقر على الزر "AB نص مختصر" (AB Short Text) ليتم إضافة حقل باسم "حقل1"،

6. انقر على الزر "الاسم والتسمية التوضيحية" (Name & Caption) الموجود في مجموعة "الخصائص" (Properties Group)، عند ظهور مربع حوار "ادخال خصائص الحقل" (Enter Field Properties)، ادخل "Lib_Module" في منطقة "الاسم" (Name)، ثم ادخل "تسمية المقياس" في منطقة "تسمية توضيحية" (Caption)، ثم أنقر على الزر موافق (OK)،

7. لتعديل حجم الحقل، انقر على الحقل "تسمية المقياس" لتحديده، ثم أنقر على مربع النص بجانب "حجم الحقل" (Field Size) الموجود في مجموعة "الخصائص" (Properties Group) ثم أدخل قيمة الحجم 50، ثم أنقر على الزر موافق (OK)،

8. أشر على خانة القيد "مطلوب" (Required) الموجودة في مجموعة "التحقق من صحة الحقل" (Field Validation Group)، حتى لا تترك خلية تسمية المقياس فارغة لأنه يجب أن يكون لكل مقياس تسمية،

9. أشر على خانة القيد "فريد" (Unique) الموجودة في مجموعة "التحقق من صحة الحقل" (Field Validation Group)، حتى نضمن عدم وجود مقياسين مختلفين بنفس التسمية،

10. لإضافة الحقل الثالث "المعامل" (Coeficient) من نوع "رقم" (Number)، في مجموعة "إضافة وحذف" (Add & Delete Group)، أنقر على الزر "رقم" (Number) ليتم إضافة حقل باسم "حقل1"،

11. انقر على الزر "الاسم والتسمية التوضيحية" (Name & Caption) الموجود في مجموعة "الخصائص" (Properties Group)، عند ظهور مربع حوار "ادخال خصائص الحقل" (Enter Field Properties)، ادخل "Coeficient" في منطقة "الاسم" (Name)، ثم ادخل "المعامل" في منطقة "تسمية توضيحية" (Caption)، ثم أنقر على الزر موافق (OK)،

12. أنقر على الحقل "المعامل" لتحديده، ثم أشر على خانة القيد "مطلوب" (Required) الموجودة في مجموعة "التحقق من صحة الحقل" (Field Validation Group)، حتى لا تترك خلية المعامل فارغة لأنه يجب أن يكون لكل معامل،

13. نلاحظ أن قيمة المعامل يجب أن تكون أكبر من أو تساوي 1، لتعيين هذا القيد، انقر على الزر "التحقق من الصحة" (Validation) الموجود في مجموعة "التحقق من صحة الحقل" (Field Validation Group)،

14. انقر الآن على الاختيار "التحقق من صحة الحقل" (Field Validation Rule)،

15. عند ظهور مربع الحوار "منشئ التعبير" (Expression Builder)، ادخل ">=1" في المكان المحدد كما هو موضح في صورة أسفله، ثم أنقر على الزر "موافق" (OK) لغلق النافذة،

16. لإضافة رسالة تنبيه و توجيه للمستخدم في حالة تم إدخال قيمة غير صحيحة لحقل المعامل، انقر مرة ثانية على الزر "التحقق من الصحة" (Validation) الموجود في مجموعة "التحقق من صحة الحقل" (Field Validation Group)،

17. انقر الآن على الاختيار "رسالة التحقق من صحة الحقل" (Field Validation Message)،

18. في مربع "إدخال رسالة التحقق من الصحة" (Enter Validation Message)، أكتب محتوى رسالة التنبيه و التوجيه "معامل المقياس يجب أن يكون أكبر أو يساوي 1"، ثم أنقر على الزر "موافق" (OK)،

19. لتعيين قيمة افتراضية للحقل "المعامل" تساوي 1، في مجموعة "الخصائص" (Properties Group)، انقر على الزر "القيمة الافتراضية" (Default Value)،

20. في مربع الحوار "منشئ التعبير" (Expression Builder)، أكتب "=1" في المكان المحدد لذلك،

21. ثم أنقر على الزر "موافق" (OK) لغلق النافذة،

22. لإضافة الحقل الرابع "رمز التكوين" (Code_Format) من نوع "رقم" (Number)، في مجموعة "إضافة وحذف" (Add & Delete Group)، أنقر على الزر "رقم" (Number) ليتم إضافة حقل باسم "حقل1"،

23. انقر على الزر "الاسم والتسمية التوضيحية" (Name & Caption) الموجود في مجموعة "الخصائص" (Properties Group)، عند ظهور مربع حوار "ادخال خصائص الحقل" (Enter Field Properties)، ادخل "Code_Format" في منطقة "الاسم" (Name)، ثم ادخل "رمز التكوين" في منطقة "تسمية توضيحية" (Caption)، ثم أنقر على الزر موافق (OK)،

24. أنقر على حقل "رمز التكوين" لتحديده، ثم أشر على خانة القيد "مطلوب" (Required) الموجودة في مجموعة "التحقق من صحة الحقل" (Field Validation Group)، حتى لا تترك خلية رمز التكوين فارغة لأنه يجب أن ينتمي كل مقياس لتكوين ما،

25. قم بحفظ التغيرات التي قمت بها و احفظ الجدول باسم (Module).

بعد ما تابعنا كيفية إنشاء جدول "التكوين" (Formation) و جدول "المقياس" (Module) بواسطة طريقة "حقول الجدول" (Table Fields)، سوف نتابع في الفقرة التالية كيفية إنشاء جدول "الطالب" (Etudiant) و جدول "النقطة" (Note) بواسطة طريقة "تصميم الجدول" (Table Design).