إنشاء الجداول في أكسس (Creation Tables)

تستعمل الجداول لتخزين البيانات و بذلك تعتبر أهم مكون لقاعدة البيانات، كما أنها الأساس في إنشاء كل المكونات الأخرى التي تحتوي عليها قاعدة البيانات، إذ لا يمكن بأي حال من الأحوال إنشاء استعلامات، نماذج أو تقارير بدون وجود مسبق للجداول.

سوف نتعلم في هذا المقال كيفية إنشاء الجداول بثلاث طرق مختلفة، ثم نتعلم كيفية إنشاء الحقول المكونة لها بمختلف أنواعها، ثم نتعلم كيفية إنشاء علاقات بين الجداول من أجل الربط فيما بينها، ثم في الأخير نتعلم طرق ادخال البيانات. 

1) أنواع البيانات و الحقول

تتكون الجداول من مجموعة من الحقول (الأعمدة)، لكل حقل تسمية و نوع واحد من البيانات التي يمكن أن يحتوي عليها، بحيث يساعد على مراقبة صحة القيم التي يمكن إدراجها في الحقل و التنسيقات التي يمكن أن تطبق عليها، كما يحدد نوع العمليات التي يمكن إجراؤها عليها، و في الأخير يساعد على حساب حجم قاعدة البيانات و حجم الذاكرة التي تخصص لها، يحدد أيضاً نوع البيانات إمكانية فهرسة الحقل و كذلك الحد الأقصى لقيمة الحقل.

1.1. الأنواع الأساسية للحقول

يتيح الأكسس (Access) مجموعة من أنواع البيانات و الحقول الأساسية هي الحقول الرقمية، الحقول النصية، حقول التاريخ و الوقت، الحقول المنطقية و حقول الصور و البيانات الخارجية كما يوضح الجدول التالي.

النوع الأساسي الحقل	يُستخدم لعرض
نص مختصر (Short Text)	قيم أبجدية رقمية قصيرة كاسم العائلة أو عنوان الشارع. لاحظ أنه بدءاً من Access 2013، تمت إعادة تسمية أنواع البيانات النصية باسم نص قصير.
رقم (Number)، رقم كبير (Large Number)	قيم رقمية مثل المسافات. تجدر الإشارة إلى وجود نوع بيانات منفصل للعملة.
عملة (Currency)	قيم العملة النقدية.
نعم/لا (Yes/No)	قيم "نعم" و "لا" والحقول التي تحتوي على قيمة واحدة فقط من قيمتين.
تاريخ/وقت (Date & Time)، تاريخ/وقت موسع (Date & Time Extended)	التاريخ/الوقت: قيم التاريخ والوقت للسنوات من 100 إلى 9999. التاريخ/الوقت الموسع: قيم التاريخ والوقت للسنوات من 1 إلى 9999.
النص المنسق (Rich Text)	نص أو مجموعات من النصوص والأرقام التي يمكن تنسيقها باستخدام الألوان وعناصر التحكم في الخطوط.
الحقول المحسوبة (Calculated Field)	حقل محسوب نتيجة عملية حسابية. يجب أن تشير العملية الحسابية إلى حقول أخرى في الجدول نفسه. ستستخدم "منشئ التعبير" لإجراء العملية الحسابية.
المُرفق (Attachment)	إرفاق الصور وملفات جداول البيانات والمستندات والمخططات وغيرها من أنواع الملفات المدعومة إلى السجلات الموجودة في قاعدة البيانات مماثل لإرفاق الملفات برسائل البريد الإلكتروني.
ارتباط تشعبي (Hyperlink)	نص أو مجموعات من النصوص والأرقام المخزنة كنص والمستخدمة كعنوان ارتباط تشعبي.
نص طويل (Long Text)	كتل طويلة من النص. سيكون الاستخدام النموذجي لحقل "نص طويل" وصفا مفصلا للمنتج. ملاحظة، بدءاً من Access 2013، تمت إعادة تسمية أنواع بيانات "مذكرة" باسم "نص طويل".
بحث (Lookup & Relationship)	يعرض إما قائمة بالقيم التي يتم استردادها من جدول أو استعلام أو مجموعة من القيم التي قمت بتحديدها عند إنشاء الحقل. عند بدء تشغيل "معالج البحث" يمكنك إنشاء "حقل البحث". نوع البيانات لحقل البحث هو إما نص قصير أو رقم، اعتمادا على الخيارات التي تقوم بها في المعالج. تتضمن حقول "البحث" مجموعة إضافية من خصائص الحقول الموجودة ضمن علامة التبويب بحث في الجزء خصائص الحقل.

2.1. الحقول الرقمية

يستعمل هذا النوع من الحقول لتخزين البيانات الرقمية فقط و بذلك يتيح إجراء العمليات الحسابية، كما يمكن فهرسة الحقول من هذا النوع، و يوجد "رقم" (Number) و "رقم كبير" (Big Number)، يمكن تحديد خاصية الرقم حسب الاستعمالات الموضحة في الجدول التالي.

نوع الحقل	الفرع (حجم الحقل)	الاستعمال	المجال	مساحة التخزين
رقم (Number)	بايت (Byte)	عدد صحيح بدون فاصلة	من 0 إلى 255	1 بايت
	عدد صحيح (Integer)	عدد صحيح بدون فاصلة	من -32768 إلى 32767	2 بايت
	عدد صحيح طويل (Long Integer)	عدد صحيح بدون فاصلة	من 2147483648 إلى 2147483647	4 بايت
	مفرد (Single)	عدد عشري مع 7 أرقام بعد الفاصلة	من -3.4x3810 إلى 3.4x3810	4 بايت
	مزدوج (Double)	عدد عشري مع 15 رقم بعد الفاصلة	من -1.797x30810 إلى 1.797x30810	8 بايت
	عشري (Decimal)	عدد عشري مع 28 رقم بعد الفاصلة		12 بايت
رقم كبير (Big Number)			من 2-63 إلى 632-1

3.1. حقول التاريخ و الوقت

يستعمل هذا النوع من الحقول لتخزين البيانات التي تحتوي على التواريخ.

نوع التاريخ و الوقت	يُستخدم لعرض
تاريخ مختصر (Short Date)	يعرض التاريخ بتنسيق قصير و يعتمد على الإعدادات الإقليمية للتاريخ والوقت في نظام التشغيل، على سبيل المثال، 14/‏3/‏2001.
التاريخ المتوسط (Medium Date)	يعرض التاريخ بتنسيق متوسط، على سبيل المثال، 3-إبريل-09.
تاريخ طويل (Long Date)	يعرض التاريخ بتنسيق طويل، و يعتمد على إعدادات التاريخ والوقت الإقليمية لنظام التشغيل، على سبيل المثال، الأربعاء، 14 مارس، 2001.
الوقت صباحاً/مساءً (Time am/pm)	يعرض الوقت فقط باستخدام تنسيق 12 ساعة وفقاً للإعدادات الإقليمية للتاريخ والوقت في نظام التشغيل.
وقت متوسط (Medium Time)	يعرض الوقت متبوعاً بحرف ص/م.
الوقت 24 ساعة (Time 24hour)	يعرض الوقت فقط باستخدام تنسيق 24 ساعة وفقاً للإعدادات الإقليمية للتاريخ والوقت في نظام التشغيل.

4.1. الحقول المنطقية (نعم/لا)

تستعمل الحقول المنطقية (نعم/لا) لتخزين قيمتين فقط 0 أو 1، بينما يمكن عرض معلومة تدل على ذلك حسب الحالة الموضحة في الجدول التالي:

نوع البيانات	يُستخدم لعرض
خانة الاختيار (Check Box)	خانة اختيار
نعم/لا (Yes/No)	خيارات نعم أو لا
صواب/خطأ (True/False)	خيارات صواب أو خطأ
تشغيل/إيقاف تشغيل (On/Off)	خيارات التشغيل أو إيقاف التشغيل

1) تقديم المثال إدارة مدرسة خاصة للتكوين

سوف نقوم بإنشاء قاعدة البيانات الخاصة بإدارة مدرسة التكوين التي تتكون من جداول التكوين، المقياس، الولاية، البلدية، الطالب، النقطة و الوصل، لذلك سنعرض كل جدول مع الأعمدة التي يحتوي عليها مع أنواعها و خصائصها و القيود المطبقة عليها.

1.1. جدول التكوين (Formation)

يحتوي جدول التكوين على أربعة أعمدة أساسية وعمود واحد محسوب، تظهر خصائص مختلف التكوينات المتاحة من طرف إدارة المدرسة و المعروضة على الطلبة بالشكل التالي:

تسمية الحقل (تسمية توضيحية)	نوع الحقل	القيود
Code_Format (رمز التكوين)	ترقيم تلقائي (AutoNumber)	مفتاح أساسي (Primary Key)
Lib_Format (تسمية التكوين)	نص مختصر (Short Text [50])	مطلوب (Required)، فريد (Unique)
Duree_Format (مدة التكوين)	رقم (Number)	مطلوب (Required)، عدد طبيعي أكبر من 0
Prix_Format (ثمن التكوين)	عملة (Currency)	مطلوب (Required)، أكبر من 1000
Prix_Mois (القسط الشهري)	محسوب (Calculated)	= ثمن التكوين/ مدة التكوين

2.1. جدول المقياس (Module)

يحتوي جدول المقياس على أربعة أعمدة تظهر خصائص مختلف المقاييس التي يحتوي عليها كل تكوين من التكوينات المتاحة من طرف إدارة المدرسة و المعروضة على الطلبة بالشكل التالي:

تسمية الحقل (تسمية توضيحية)	نوع الحقل	القيود
Code_Module (رمز المقياس)	ترقيم تلقائي (AutoNumber)	مفتاح أساسي (Primary Key)
Lib_Module (تسمية المقياس)	نص مختصر (Short Text [50])	مطلوب (Required)، فريد (Unique)
Coeficient (المعامل)	رقم (Number)	مطلوب (Required)، عدد طبيعي أكبر من 0 وأصغر من 10
Code_Format (رمز التكوين)	رقم (Number)	مفتاح خارجي (Foreign Key)

3.1. جدول الولاية (Wilaya)

يحتوي جدول الولاية على عمودين تظهر خصائص كل ولاية من ولايات الوطن بالشكل التالي:

تسمية الحقل (تسمية توضيحية)	نوع الحقل	القيود
Code_Wilaya (رمز الولاية)	نص مختصر (Short Text [2])	مفتاح أساسي (Primary Key)
Lib_Wilaya (تسمية الولاية)	نص مختصر (Short Text [40])	مطلوب (Required)، فريد (Unique)

4.1. جدول البلدية (Commune)

يحتوي جدول البلديات على ثلاث أعمدة تظهر خصائص كل بلدية من بلديات ولايات الوطن التي يمكن أن تكون مكان ولادة طالب بالشكل التالي:

تسمية الحقل (تسمية توضيحية)	نوع الحقل	القيود
Code_Commune (رمز البلدية)	نص مختصر (Short Text [4])	مفتاح أساسي (Primary Key)
Lib_Commune (تسمية البلدية)	نص مختصر (Short Text [40])	مطلوب (Required)، فريد (Unique)
Code_Wilaya (رمز الولاية)	نص مختصر (Short Text [2])	مفتاح خارجي (Foreign Key)

5.1. جدول الطالب (Etudiant)

يحتوي جدول الطالب على سبعة أعمدة تظهر مختلف خصائص كل طالب من الطلبة المسجلين في تكوين من مختلف التكوينات المقترحة من طرف إدارة المدرسة بالشكل التالي:

تسمية الحقل (تسمية توضيحية)	نوع الحقل	القيود
Matricule (رقم التسجيل)	ترقيم تلقائي (AutoNumber)	مفتاح أساسي (Primary Key)
Nom (اللقب)	نص مختصر (Short Text [30])	مطلوب (Required)
Prenom (الاسم)	نص مختصر (Short Text [30])	مطلوب (Required)
Date_Nais (تاريخ الميلاد)	تاريخ (DateTime)	مطلوب (Required)
Code_Commune (مكان الميلاد)	نص مختصر (Short Text [4])	مفتاح خارجي (Foreign Key)
Date_Ins (تاريخ التسجيل)	تاريخ (DateTime)	مطلوب (Required)، أكبر من تاريخ الميلاد ب 18 سنة
Code_Format(رمز التكوين)	رقم (Number)	مفتاح خارجي (Foreign Key)

6.1. جدول تحصل أو النقطة (Note)

يحتوي جدول النقطة (تحصل) على أربعة أعمدة أساسية و عمود واحد محسوب، تظهر مختلف خصائص نقاط طالب ما في مقياس من مقاييس التكوينات المتاحة من طرف إدارة المدرسة بالشكل التالي:

التسمية الحقل (تسمية توضيحية)	نوع الحقل	القيود	القيود الإضافية
Code_Module (رمز المقياس)	رقم (Number)	مفتاح أساسي (Primary Key)	مفتاح خارجي (Foreign Key)
Matricule (رقم التسجيل)	رقم (Number)		مفتاح خارجي (Foreign Key)
Note_TD (نقطة الموجه)	رقم (Number)	مطلوب (Required)	عدد عشري محصور بين 0 و 20
Note_Examen (نقطة الامتحان)	رقم (Number)	مطلوب (Required)	عدد عشري محصور بين 0 و 20
Moyenne (معدل المقياس)	محسوب (Calculated)		=(نقطة الموجه + (نقطة الامتحان * 2)) / 3

7.1. جدول الوصل (Payement)

يحتوي جدول الوصل على أربعة أعمدة تظهر خصائص وصل الدفع الشهري الذي يدفعه الطالب شهريا مقابل حقوق التكوين بالشكل التالي:

تسمية الحقل (تسمية توضيحية)	نوع الحقل	القيود
Num_Recu (رقم الوصل)	ترقيم تلقائي (AutoNumber)	مفتاح أساسي (Primary Key)
Date_Recu (تاريخ الوصل)	تاريخ (DateTime)	مطلوب (Required)
Montant_Recu (مبلغ الوصل)	عملة (Currency)	مطلوب (Required)، أكبر من 0
Matricule (رقم التسجيل)	رقم (Number)	مفتاح خارجي (Foreign Key)

1) طرق إنشاء جدول

يتم إنشاء جدول في قاعدة بيانات أكسس (Access) بثلاث طرق مختلفة وهي إنشاء جدول جديد في قاعدة بيانات موجودة، إنشاء جدول جديد بواسطة استيراد البيانات و أخيرا إنشاء جدول جديد بإنشاء ارتباط.

ملاحظة 1:  نلاحظ أنه يتم إنشاء جدول جديد في قاعدة بيانات جديدة بطريقة آلية مباشرة بعد إنشاء هذه الأخيرة و تتم تسميته "جدول1" (Table1) و إنشاء حقل باسم "المعرف" (ID) من نوع الترقيم التلقائي (AutoNumber) و إعطائه صفة "مفتاح أساسي" (Primary Key)، ثم بعد ذلك يتم عرض الجدول بطريقة عرض "ورقة البيانات" (Datasheet View).

سوف نقوم بإنشاء جدولين (التكوين و المقياس) بطريقة حقول الجدول (Table Fields)، جدولين (الطالب و النقطة) بطريقة تصميم الجدول (Table Design) و جدولين (الولاية و البلدية) بطريقة استيراد البيانات (Data Import).

1.1. إنشاء جدول فارغ في قاعدة بيانات موجودة

يوجد طريقتين لإنشاء جدول فارغ في قاعدة بيانات موجودة هما:

1. طريقة حقول الجدول (Table Fields)،
2. طريقة تصميم الجدول (Table Design).

قبل إنشاء جدول في قاعدة بيانات موجودة، يجب أولا فتح هذه الأخيرة، لأجل ذلك قم أولا بتشغيل أكسس (Access) إن لم يكن كذلك، ثم قم بفتح قاعدة البيانات التي تريد إنشاء فيها جدول.

سوف نتابع في الفقرة التالية كيفية إنشاء جدول "التكوين" (Formation) و جدول "المقياس" (Module) بواسطة طريقة "حقول الجدول" (Table Fields).